Quel type d’événement choisir: présentiel, virtuel ou hybride?

Quel type d’événement choisir en 2022 : présentiel, virtuel ou hybride?

Laurence Dufour-Bouchard

25 février 2022

En 2022, l’organisation d’événements représente tout un défi! L’incertitude perpétuelle qui plane sur le Québec, voire sur le monde, rend la planification de la rencontre professionnelle encore plus ardue. Comment donc survivre à l’imprévisible? En faisant preuve d’agilité! Les organisateurs d’événements doivent ainsi s’allier d’un fournisseur qui sera en mesure de les accompagner, peu importe les circonstances. Autrement, l’écoute active, la présence d’une « vraie » personne tout au long du projet, et sa capacité d’adaptation aux besoins en constante évolution font aussi partie des ingrédients nécessaires à une soirée d’entreprise réussie, tout comme l’outil technologique flexible basé sur l’expérience humaine, comme celui que vous propose B2B/2GO. Explorons dans cet article chacun des types d’événement pour que vous soyez en mesure d’opter pour celui qui vous convient davantage.

Type d’événement

Les différents types d’événements professionnels requièrent tous une préparation et une planification similaire. Un des points qui les relie est certes l’utilisation d’une plateforme technologique pour s’aider dans la gestion et la tenue des rencontres. Êtes-vous prêts pour le virage hybride? Préférez-vous rester en virtuel? Tenterez-vous l’expérience 100 % présentielle? Peu importe, voyez les plus grands avantages de chacun des modes et constatez de quelle façon notre plateforme peut devenir un allié incontournable dans votre démarche.

L’événement en présentiel

Les événements présentiels représentent le meilleur format pour cimenter la cohésion d’équipe, par exemple au moyen d’activités de « teambuilding » renforçant la cohésion. Outre les fameux « party » de bureau, la présence des participants est nécessaire à la tenue de certaines activités ludiques, comme des concours intraéquipes ou des jeux d’évasion.

Le lancement de produit est également beaucoup plus facile en présentiel, puisque les participants peuvent sur le champ explorer à leur guise, poser des questions et obtenir des réponses instantanément.

Un avantage du présentiel est clair : la qualité des rencontres est excellente. En effet, une rencontre d’affaires en face à face a toujours plus de chance de se convertir en transaction. Également, l’attention des participants est moins divisée. Naturellement, ils seront plus portés à être attentifs dans une salle de conférence que devant une personne qui nous parle au travers d’un écran.

À l’opposé, l’événement en présentiel est relié à un coût supplémentaire pour les participants qui doivent aussi se déplacer, ce qui engendre des frais de transport et parfois, d’hébergement et de repas. Donc certains participants choisiront de ne pas participer à un événement en raison de son éloignement. Le temps est également un facteur jouant contre ce type d’événement. En effet, on doit prévoir davantage de temps dans une journée, ce qui n’est pas toujours à la portée de tous.

Dans ce cas-ci, la plateforme événementielle permettra de mieux préparer les participants en planifiant des rencontres ciblées durant l’événement.

L’événement virtuel

Ce genre de solution est parfaite pour les événements d’entreprise, entre autres, comme le séminaire d’entreprise ou les salons professionnels, notamment grâce à l’utilisation de la plateforme virtuelle. En effet, cet outil est idéal pour la diffusion des conférences ou la tenue de rencontres personnalisées en salon.

Ce type d’événement comporte plusieurs avantages. Dans un premier temps, il y a son coût. Le virtuel est moins cher pour l’organisateur. Il peut ainsi réduire le frais d’inscription pour les participants, sans oublier que les frontières sont aussi ouvertes, ce qui permet à une clientèle internationale de participer à une fraction du prix.

L’optimisation du temps représente également un grand avantage de ce type de fonctionnement. En ce sens, les participants peuvent participer à des activités entre deux réunions de bureau. Il est également possible de faire plus d’activités consécutives en virtuel qu’en présentiel, car aucun déplacement n’est requis.

En revanche, l’attention des participants est limitée. En d’autres mots, personne n’a envie de passer une journée complète devant un ordinateur pour assister à des rencontres. Les organisateurs d’événements doivent donc privilégier une formule en demi-journée. Également, certaines personnes ont moins l’habitude de manipuler la technologie. Pour cette raison, les événements virtuels doivent absolument prévoir un soutien humain.

L’événement hybride

Ce type d’événement d’affaires est l’avenue à adopter dans le cas où vous devrez rehausser davantage l’expérience client puisque l’hybride procure beaucoup de flexibilité aux participants. Ainsi, ce dernier peut choisir de faire comme il veut : des rencontres en présentiel et d’autres, en virtuel! Cette formule permet aussi de réduire le temps (si précieux pour la plupart) de déplacement.

L’outil technologique vous sera d’une aide précieuse, particulièrement pour l’organisation d’un événement hybride en raison de ses nombreuses fonctionnalités, pour vous et pour le participant.

En contrepartie, il faut cependant porter une attention particulière aux réunions asymétriques (propices à la lassitude et au désengagement du participant). L’organisation d’événements hybrides peut être coûteuse (notamment en ce qui touche à l’accroissement des dépenses fournisseur) pour le planificateur, considérant le dédoublement d’organisation.

En fin de compte, que vous optiez pour une séance physique ou encore, virtuelle ou hybride et peu importe le format, l’organisation et la gestion de l’événement, du début à la fin, profiteront grandement d’une plateforme technologique comme celle proposée par B2B/2GO. Vous désirez vous faciliter la vie? Communiquer avec notre équipe dès maintenant pour l’organisation de votre prochain événement.

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2022-02-25T17:09:50+00:0025 février, 2022|