Planifier la recherche de partenaires et de sponsors
Base de toute démarche, autant administrative qu’événementielle, la planification est la clé du succès à bien des égards. D’entrée de jeu, avant même d’approcher un partenaire ou un commanditaire potentiel, vous devrez donc réaliser un travail d’analyse en profondeur qui vous permettra de répondre à plusieurs questions :
- Qui désirez-vous solliciter pour votre événement?
- Pourquoi?
- Qui est le public cible de votre partenaire idéal?
- Quelle est son activité première?
- Quel défi rencontre-t-il au quotidien?
- Qu’avez-vous à leur offrir dans le partenariat?
- Quels avantages retireront-ils à s’afficher lors de l’occasion?
- Comment l’aiderez-vous, au moyen de votre événement, à surmonter certaines difficultés?
Ces pistes de réflexion vous permettront certes de bien vous préparer dans votre recherche de partenaires fidèles.
Fidéliser ses partenaires événementiels
La recherche de partenaires et de commanditaires est souvent un travail fastidieux. Pour cette raison, vous auriez tout intérêt à vous allier des gens de confiance, qui vous appuieront d’année en année, au gré de vos événements. Comment donc réaliser un tel exploit? Une fois votre préparation préliminaire terminée, approchez-les avec conviction. Enquérez-vous de leurs besoins et de leurs attentes. Qu’est-ce qui les motive à vouloir collaborer avec vous, voire à participer à un tel événement? En leur offrant ce qu’ils désirent, dans la limite de vos capacités et en surpassant leurs attentes, vous créerez des liens forts dès le départ. En ce sens, il est possible, par exemple, d’axer votre occasion sur leur activité. Quel type de rencontre convient le mieux à vos principaux partenaires ou sponsors? Un événement de réseautage ou une conférence?
En ce qui a trait au marketing de l’événement
Vous avez réussi à vous allier le partenaire ou le commanditaire de vos rêves! Il est maintenant temps de livrer la marchandise. Mettez de l’avant son image de marque. Par exemple, offrez-leur de la visibilité dans vos communications pré et post événement, en y insérant leur logo. Il est également possible de diversifier les moyens de visibilité proposés : proposer la vidéo ou une image plutôt qu’un simple logo.
Vous avez envie de vous allier à plus d’un commanditaire? Établissez un plan de commandite divisé en catégories de partenaires événementiels et dispersez la visibilité selon l’importance du montant accordé. Ce faisant, prévoyez un partenaire principal, auquel vous proposerez une visibilité accrue sur toute l’identité visuelle de l’événement. Il est également possible de joindre des commanditaires d’éléments spécifiques, comme des sessions de conférences. Dans ces cas précis, assurez-vous que leur logo soit sur le programme de conférence en ligne en plus d’être visible sur les écrans en début de conférence, par exemple.
Il est primordial de tenir compte des besoins des partenaires en lien avec l’événement. En ce sens, l’entreprise commanditaire tient par-dessus tout à ce que ses représentants puissent réseauter efficacement. Donner lui un outil pour faciliter son réseautage, l’organiser et quantifier son retour sur investissement. Par exemple : une plateforme de réseautage événementielle. Assurez-vous qu’on les distingue facilement, par exemple en mettant en évidence leurs profils sur la plateforme de l’événement ou en les identifiant visuellement d’une quelconque façon. D’autant plus que vous devrez leur donner l’occasion d’échanger avec les participants en direct au moyen de messages écrits ou vidéo. Donnez-leur accès à un outil de gestion de rencontres afin qu’ils puissent faire plusieurs discours organisés et optimiser leur temps.
Il n’est également pas rare qu’on offre à nos partenaires ou sponsors de s’impliquer dans l’événement d’une tout autre façon. Par exemple, réservez l’animation d’une table ronde à un représentant de votre commanditaire principal ou donnez-lui le nom d’un événement précis.
Du point de vue financier des partenaires
L’aspect financier est sans doute le plus recherché et le plus important pour vos partenaires et sponsors potentiels. Ce qu’ils cherchent, à la base, c’est de rentabiliser leur investissement non seulement financier, mais également temporel. Ces entreprises à but lucratif devront donc trouver leur compte, dans votre proposition, d’un point de vue financier.
Plusieurs grandes entreprises sont dotées de services de dons et commandites qui ont comme mission de redonner à leur communauté. Cet engagement, de la part de grands commanditaires, est bien structuré et s’offre, par exemple, sous forme de commandites pour événement. Bien entendu, pour que votre futur partenaire vous considère, vous devez présenter des valeurs compatibles et vos objectifs (d’entreprise et d’événement) devront aussi être concordants avec les siens.
Trouvez donc au préalable quelles sont les attentes de vos partenaires et investisseurs en lien avec l’événement. Trouvez les personnes responsables des commandites et déterminez que ce que vous avez à leur offrir avant tout chose.
Somme toute, un partenaire ou un commanditaire doit se sentir humainement, financièrement et stratégiquement attiré par ce que vous lui offrez. À vous de cibler les bonnes personnes et les bonnes entreprises et adapter votre plan de visibilité de façon à ce qu’il ne puisse vous dire non! B2B/2GO vous propose une plateforme événementielle axée sur la qualité et la diversité. Communiquez avec nous pour en connaître davantage sur nos produits et nos services, tout comme pour obtenir un soutien événementiel professionnel.
