L’écologisation du domaine événementiel

L’écologisation du domaine événementiel

21 janvier 2019

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Comme le réchauffement climatique cause de plus en plus de dommages critiques à notre planète, les entreprises événementielles se doivent d’adopter un virage « vert » visant à diminuer l’empreinte de carbone et à améliorer la gestion des déchets de leurs productions.

En effet, rassembler des dizaines ou des milliers de personnes à un même endroit pour une période donnée peut causer d’importants dégâts à l’environnement. Selon MeetGreen, un congrès typique de cinq jours avec 2 500 participants peut gaspiller jusqu’à 62 500 assiettes jetables, 87 500 serviettes, 75 000 tasses ou verres et 90 000 canettes ou bouteilles. Cela ne prend pas en considération les outils de communication utilisés pour les conférences et la promotion, les gaz à effet de serre accumulés lors du voyagement et le gaspillage alimentaire. Cette massification requiert donc d’importants préparatifs afin d’avoir le moins d’impacts négatifs possible.

Malheureusement, certains organisateurs d’événements sont réticents à l’idée d’organiser un événement écoresponsable craignant un coût plus élevé. Au contraire, une telle gestion d’événement peut faire sauver beaucoup d’argent ! Le simple fait d’éviter l’impression de documents peut faire économiser beaucoup. Sans compter qu’une visibilité offerte sur une plateforme web, ou une application mobile, vaut beaucoup! Planifiez votre plan de partenariat en conséquence.

Notre agence croit fermement que la capacité d’offrir des événements écoresponsables deviendra l’un des facteurs les plus importants pour obtenir un excellent taux de participation, de satisfaction et de rétention, et pour assurer le succès général des événements du futur. Nous vous proposons plusieurs points de réflexion et une panoplie de conseils pour faciliter l’adoption du virage « vert ».

Comment commencer ?

L’écologisation de votre événement devrait débuter dès sa phase d’idéation et de planification. À cette étape, vous devez identifier vos buts et l’étendue de votre engagement pour élaborer une liste de critères à être respectés par vous-même et par vos fournisseurs. Préparez aussi une série de questions pour sélectionner les fournisseurs les plus prompts à répondre à votre idéologie verte.

Limiter votre production de déchets

Meetings Strategies Worldwide stipule qu’en évitant de pré-remplir les verres d’eau durant l’heure du dîner pour un événement de 2 200 participants sur 3 jours peut sauver plus de 1 968 litres d’eau ! Pensez à tous ces détails, ils peuvent faire une différence énorme !

Évitez les sacs d’événements traditionnels remplis de papier et de plastique inutiles. Envisagez des sacs virtuels proposant des coupons électroniques, des offres de réduction et de la littérature en lien avec l’événement. Si vous tenez à offrir un cadeau physique, assurez-vous qu’il soit écologique et utile. Vous pouvez aussi récupérer les lanières de cocardes, les numéros de table et les pancartes signalétiques pour de futurs événements ! Veillez d’ailleurs à les produire de manière générique en vue de les réutiliser…

Privilégiez l’utilisation d’une application mobile comprenant le programme de la conférence, les biographies des conférenciers, les résumés de sessions et le plan des salles et des installations. Cela sauvera bien des arbres ! Certains événements impriment encore la liste des compagnies présentes, privilégiez plutôt une plateforme web! Cette alternative écoresponsable est par ailleurs plus pratique pour faciliter le réseautage avant, pendant et après votre événement!

Assurez-vous que les bacs de recyclage soient placés dans des endroits visibles durant l’événement et que les instructions soient claires.

Repensez vos centres de table, ils pourraient définitivement avoir plus d’une fonction. Demandez-vous s’ils peuvent être mangés, réutilisés, plantés ou donnés ? Par exemple, un beau bol de fruits ou de légumes frais et colorés pourrait ensuite être offert à la banque alimentaire locale. Encore, vos centres de tables pourraient être l’emplacement idéal pour un épatant plateau de desserts !

Sélectionner des fournisseurs écoresponsables locaux

Vous devez maintenant sélectionner des fournisseurs de produits et de services écologiquement et socialement responsables, tout en gardant en tête l’importance de soutenir les industries locales afin de redonner à la communauté hôte.

Optez pour un hôtel ou un centre de congrès reconnu pour son respect de l’environnement. Par exemple, vérifiez si l’emplacement qui vous intéresse s’est doté d’une politique environnementale ou s’il est certifié par un programme comme TheGreenKey® ou Green LeafTM.

Validez avec l’hôtel ou le centre de congrès si les boissons et les produits alimentaires servis sont cultivés localement. Favorisez, autant que possible, des aliments organiques.

Profitez des tendances vertes populaires du moment et intégrez-les à votre événement ! Par exemple, les médias sociaux font maintenant partie intégrante de l’univers événementiel. Utilisez ce moyen de communication ! Aussi, la grande majorité des participants ont maintenant un téléphone intelligent dans leur poche, profitez de cette mode pour utiliser faciliter les interactions sur place. Un vote lors d’une conférence ne se fait plus à carton levé, mais bien avec son cellulaire. Et un échange de coordonnées entre un visiteur et un exposant ne se fait plus par carte d’affaires, mais bien avec le cellulaire !

Si vous organisez un événement international, choisissez des activités amusantes et écoresponsables pour faire visiter la ville hôte. Par exemple, CVS Tours à Victoria, en Colombie-Britannique, utilise des autobus électriques à deux étages EV550 GreenPower. Plusieurs de ces tours existent, il ne suffit que de prendre le temps de les rechercher !

Limiter les émissions de gaz à effet de serre et l’empreinte carbone de votre événement

Bien qu’évident, nous soulignons l’importance de fermer les lumières et l’équipement lorsqu’ils ne servent pas.

Aussi, opter pour des produits et des services locaux, en plus de redonner à la communauté, diminuera largement votre empreinte de carbone.

Planifiez votre événement dans un lieu central ou à proximité des transports publics et n’hésitez pas d’inclure des renseignements sur le transport en commun dans la trousse d’inscription.

Vous pouvez aussi encourager vos participants à compenser l’impact environnemental de leurs déplacements en lien à votre événement. Par exemple, l’entreprise Offsetters aide les consommateurs à investir leur argent dans des projets qui réduisent les émissions de gaz à effet de serre ailleurs. Cette compagnie était le fournisseur officiel pour compenser l’empreinte de carbone des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver.

Pour clore, en plus d’aider à préserver notre belle planète pour des générations futures, les réunions écologiques sont aussi économiquement avantageuses, elles aident les relations publiques et elles encouragent les autres « event planners » à suivre l’exemple.

Qu’attendez-vous ?

Prenez le virage vert !

P.S. Voici un outil utile pour vous aider:


Sources :

Ignite Mag, Mars-Avril 2018 “Go green”

https://www.expedia.ca/travelblog/travelblog/eco-friendly-hotels/

https://meetgreen.com/2017/08/10-hot-green-meeting-trends/

http://www.eventmarketer.com/article/three-trends-shaping-evolution-green-meetings-events/

http://www.meetings-conventions.com/News/Features/Sustainable-meetings-green-budget-affordable-trends/

2019-08-30T14:32:48+00:0021 janvier, 2019|