Comment organiser un événement de réseautage réussi?

Comment organiser un événement de réseautage réussi?

Laurence Dufour-Bouchard

21 mars 2022

Le printemps s’amène enfin et avec lui, n’éprouvez-vous pas le besoin de bouger? Souvent, cette saison nous donne l’impression de renaître et nous donne le goût de nous activer. Quoi de mieux qu’un événement de réseautage pour sortir de sa torpeur, rencontrer de nouvelles personnes et trouver de nouveaux clients qui se laisseront charmer par notre plein d’énergie? Encore mieux, quoi de plus intéressant que d’organiser soi-même cette rencontre? Pour assurer la réussite d’un événement de réseautage, vous devrez certainement suivre quelques règles de bases. Nous avons donc rassemblé dans cet article les conseils les plus importants à considérer lorsque vous planifiez un événement de réseautage.

Quatre conseils pour un événement de réseautage réussi

  1. Planifiez. Avant toute chose, il est impératif de prendre des décisions de base à l’étape de la planification. Quel type d’événement tiendrez-vous? Quels partenaires approcherez-vous? Combien de temps durera la rencontre? Quel serait votre nombre idéal de participants? Toutes ces questions, et bien plus, doivent trouver réponse avant même la première signature apposée. Autrement, n’oubliez pas de créer un échéancier (et de le suivre) et de produire un plan de communication ou marketing qui vous aidera à bien diffuser votre événement.
  2. Adoptez une formule adaptée au réseautage. Quand on y pense, ce n’est pas nécessairement lors d’un déjeuner-causerie ou autour d’un apéro que se déroulent les rencontres les plus intéressantes, celles qui se convertiront en données financières. Dans ces conditions, les participants ne savent pas toujours à qui s’adresser, ne savent pas comment « se vendre » et finissent par perdre un temps considérable à naviguer dans cet inconnu. Une plateforme de réseautage permet aux participants de planifier leurs rencontres et se préparer adéquatement. Ils augmentent ainsi leurs chances de transformer les rencontres en véritables occasions d’affaires.
  3. Ciblez des partenaires en lien avec l’objectif de votre événement et identifiez des entreprises qui obtiendront, en échange de leur implication financière, un retour intéressant de leur investissement. Parallèlement, ciblez des personnes VIP, comme de grands acheteurs, des fabricants d’équipements d’origine ou des experts reconnus. Les participants souhaiteront alors d’autant plus s’inscrire. Pour attirer des VIP ou des partenaires intéressants, assurez-vous que leur expérience soit inoubliable. En plus d’être disponible, offrez-leur d’être pris en charge par le fournisseur technologique de la plateforme de réseautage. Au besoin, faites qu’ils reçoivent une formation personnalisée sur son fonctionnement et qu’ils aient toute l’aide nécessaire pour que leur temps soit utilisé efficacement. En ce sens, planifiez toutes leurs réunions à la même table ou dans la même salle virtuelle pour qu’ils n’aient pas à se déplacer d’une réunion à l’autre : une attention qu’ils apprécieront. N’oubliez surtout pas de garder la confidentialité de leurs coordonnées, vous leur offrirez ainsi un environnement de réseautage sécuritaire et privé, et laissez-leur la possibilité de mettre fin à certains échanges après l’événement. Dans un autre ordre d’idées, entourez-vous de professionnels qui feront rayonner votre événement au moyen de leurs compétences, comme un professionnel en communications ou en informatique.
  4. Accompagnez ceux qui en ont besoin tout au long de l’événement. Certaines personnes seront très autonomes, mais beaucoup voudront être appuyés dans leur démarche. Offrez-leur la possibilité d’échanger avec un expert par courriel, par téléphone ou par messagerie instantanée afin de recevoir l’accompagnement désiré. Et assurez-vous que cet accompagnement soit offert avant, pendant et après l’événement. Si un grand nombre de rencontres sont planifiées entre les participants, mais que la majorité d’entre elles n’ont pas lieu, votre événement ne sera pas un succès. Il faut donc une prise de présence à chaque rencontre, ainsi qu’un système pour alerter les retardataires ou les personnes absentes. Souvent, les participants oublient (eh oui, même s’ils s’inscrivent!) et une rencontre peut être sauvée par cet accompagnement. Dans le pire des cas, si une personne se fait poser un lapin, elle aura au moins l’avantage d’avoir été accompagnée par un représentant qui lui proposera sur le coup d’autres solutions.

Un événement de réseautage virtuel, hybride ou en présentiel?

Peu importe le type d’événement que vous organisez, équipez-vous des meilleures technologies. Un outil comme la plateforme B2B/2GO représente un véritable allié pour l’organisation d’événements de réseautages. Voici d’ailleurs un aperçu de ce qu’elle peut faire pour vous :

  • Maillage des participants au moyen de profils complets et d’outils de recherche précis propulsé par des algorithmes efficaces.
  • Profils des participants avec informations personnelles, description d’entreprise, hyperliens, documents et vidéos.
  • Réactivité de l’engin qui permet aux participants d’identifier en quelques secondes leurs intérêts parmi une liste de mots clefs pertinente à l’industrie
  • Moteur de recherche performant identifiant à première vue les clients ou partenaires potentiels identifiés par la plateforme et permettant à l’utilisateur d’être autonome lors des requêtes grâce à une base de données puissante permettant différents tris, filtres et listes.
  • Interaction humaine autant en ce qui a trait au soutien technique (service-client B2B/2GO) qu’au déroulement de l’événement (recommandations faites par une personne clef qui connaît le type de participants). Grâce à un outil de recommandation manuelle, cette personne peut envoyer par courriel des profils à des individus en particulier.
  • Cet outil vous propose diverses fonctionnalités, notamment en ce qui concerne la planification des rencontres : sélection d’heures précises, respect des disponibilités, adaptation automatique des fuseaux horaires, flexibilité du type de présence (virtuelle ou présentielle) et alertes sur la plateforme et par courriel.

En conclusion, organiser un événement de réseautage réussi passe certes par la compétence, mais également par les outils adéquats et les contacts humains. Et une chose est certaine, une plateforme technologique vous procurera incontestablement d’importants gains de temps et d’argent, à votre grande satisfaction, mais également à celle de vos partenaires et de vos participants qui ne pourront que profiter de ce que vous leur proposez. Besoin d’aide pour votre prochain événement de réseautage? Faites appel dès maintenant aux experts B2B/2GO, des conseillers professionnels et des partenaires de confiance.

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2022-04-21T14:19:44+00:0021 mars, 2022|