Découvrez la clef du succès pour vos événements d’affaires

Les secrets de l’équipe B2B/2GO : Découvrez la clef du succès pour vos événements d’affaires

15 février 2022

Les événements d’affaires, c’est notre quotidien. Virtuel, présentiel, hybride… B2B, B2C, B2G… Foire aux stages, Congrès, Mission commerciale… on en voit de toutes les couleurs!

Ce qui est super dans ce travail, c’est que tous les projets sont différents. Chaque organisateur d’événement a une vision différente. Chaque projet est innovant à sa façon. C’est un plaisir de pouvoir inclure à la planification cette liberté de discuter et d’imaginer ensemble, la meilleure façon d’atteindre l’objectif. Toutefois, nous croyons qu’il y a tout de même quelques règles d’or que chaque organisateur d’événement devrait considérer…

Vous planifiez un événement prochainement? C’est votre chance, quelques membres de notre équipe ont accepté de vous dévoiler leur conseil le plus précieux !

Marion – Embrassez le format virtuel pour vos événements! 

Deux ans, deux longues années à se parler derrière un écran et organiser des événements virtuels. C’est long, et on a tous hâte de se revoir.

Mais en attendant, plutôt que d’espérer et aspirer à notre « vie d’avant », croquons dans notre « vie de maintenant » à pleine dent!

  • Terminée, la fameuse pile de cartes de visite dont on ne sait quoi faire en fin d’événement : en virtuel, seules les interactions souhaitées ont lieu!
  • Dites « oui » à ce format plus inclusif : plus besoin de se déplacer avec des transports couteux, polluants, et compliqués pour certain handicap, plus besoin de quitter sa famille pendant plusieurs jours pour développer son marché, plus besoin de se justifier de ses préférences alimentaires autour du buffet… et même le chat peut profiter de la conférence.
  • Soyez le fondateur de nouvelles ambitions : Donnez la chance à vos participants de conclure le contrat international qui propulsera leur entreprise, en offrant des portions de réseautage plus larges pour convenir à tous les fuseaux horaires.
  • Faites perdurer votre événement dans le temps grâce aux enregistrements mis à disposition après l’événement, vos participants seront heureux de visionner certaines activités manquées.
  • Enfin, apportez le petit « plus » du virtuel à votre événement : divertissez vos participants avec des outils interactifs en direct lors de vos conférences (jeux, quizz…).

Le virtuel offre des atouts indiscutables pour la réussite de vos événements, profitons-en!

Marie-Hélène – Favorisez une communication constante avec vos collaborateurs

Mon plus grand conseil pour un événement réussi serait de toujours promouvoir la communication au sein de vos collaborations. Beaucoup d’organisateurs d’événements vous diront que tout est dans le détail; et c’est vrai! De ce fait, il est primordial de favoriser une communication constante avec vos collaborateurs.

  • Mon premier conseil serait de planifier des appels réguliers avec votre chargé-e de projet. Chaque projet apporte son lot de défi, et les lignes de communication peuvent se brouiller lorsqu’on privilégie trop les échanges courriel. En organisant des appels réguliers, vous surmonterez les défis de manière plus efficace et vous trouverez des solutions beaucoup mieux adaptées à votre événement ensemble!
  • Dans cette même lignée, j’encouragerais les organisateurs d’événements à ne pas négliger le pouvoir des documents collaboratifs. Il existe plusieurs plateformes collaboratives, telles que Google Drive et Sharepoint par exemple, qui permettent aux membres collaborateurs de votre projet d’avoir accès aux données à jour de votre événement, à n’importe quel moment.
  • Dernièrement, si vous utilisez une plateforme événementielle comme celle de B2B/2GO, n’hésitez pas à poser des questions à votre chargé-e de projets. Nous tenons à cœur le succès de votre événement et notre objectif reste toujours le même: vous procurer des conseils tout au long de votre projet pour assurer un accompagnement humain.

Katherine – Évitez un horaire trop chargé

Mon meilleur conseil serait en lien avec l’horaire de l’événement : Il faut éviter un horaire trop chargé, que ce soit en présentiel ou en virtuel !

  • S’assurer d’avoir des moments de pause entre les activités :
    • Cela permet d’avoir un meilleur taux de participation aux activités : Les participants ont la chance d’aller aux toilettes ou de se chercher un verre d’eau sans ne rien manquer. Aussi, cela leur permet d’avoir le temps de changer de salle si nécessaire. Il y a également souvent du réseautage improvisé entre les sessions, et vos participants apprécieront pouvoir saluer leurs pairs sans se presser.
    • En plus, ceci permet aux organisateurs de faire de dernières vérifications techniques avec les conférenciers avant d’être en direct. Même avec toute la préparation faite en amont, il est important de prévoir quelques minutes pour valider de nouveau tous les points importants avec les tous les intervenants. Cette étape rassurante offrira des conditions idéales pour que vos présentateurs performent bien.
  • Éviter d’avoir des activités en concurrence, ex : Avoir des conférences qui ont lieu pendant la période allouée aux rencontres B2B. Cela permet un meilleur taux de participation et cela évite que les participants manquent le contenu des conférences/activités.

Il faut concevoir un horaire en gardant toujours en tête l’intérêt des participants et des intervenants clefs (partenaires, conférenciers) qui vous accordent tous quelque chose de précieux : du temps! Ceci évite les irritants comme avoir des retards sur l’horaire ou une salle d’atelier moins achalandée que prévu. Quelques réflexions bien orientées par un expert assureront le succès de l’événement.

Antonin – La clé du succès d’un événement repose sur deux piliers principaux, soit la communication et l’organisation!

La communication au sein de notre équipe ainsi qu’avec le client et son équipe est primordiale.

  • En effet, comme chaque événement prend place sur plusieurs semaines, voire quelques mois, il est important d’établir une relation de confiance entre les parties prenantes.
  • Le client et son équipe doivent nous communiquer leurs objectifs, attentes et besoins et il est de notre responsabilité de les orienter dans cette direction.
  • Il est important d’effectuer des suivis tout au long du projet pour s’assurer que le travail effectué par l’équipe B2B/2GO convient au client (on évite les mauvaises surprises! ).

Ensuite, l’organisation des tâches, suivis et acteurs impliqués dans l’événement permet d’assurer un contrôle et une meilleure compréhension du projet dans son ensemble.

  • Nous utilisons divers outils tels qu’un échéancier du projet, un plan des communications à partager, scénario technique des conférences, document de suivi des conférenciers et des rendez-vous de tests techniques, etc.
  • Le chargé de projet agit en tant que chef d’orchestre et s’assure que les différentes parties prenantes résonnent comme un ensemble plutôt qu’individuellement.

Ces deux piliers sont donc intimement liés; comme quoi l’organisation assure le succès d’un événement que si elle est communiquée et vice versa.

L’accompagnement, c’est cela la force de B2B/2GO! Si vous utilisez notre plateforme événementielle, un-e chargé-e de projet vous accompagnera dans toutes les étapes du projet et vous dévoilera encore plus de conseils judicieux!

Que ce soit pour la planification de la promotion, l’accompagnement des utilisateurs, ou le choix des fonctionnalités à rendre disponibles aux participants, nous allons vous guider et même prendre en charge le travail à effectuer.

Vous serez libérés de ce stress et aurez tout le temps nécessaire pour faire ce que vous souhaitez vraiment accomplir : l’élaboration d’une programmation d’événement qui se démarquera!

Contactez-nous pour planifier une démo ou pour en apprendre plus sur nos différents services de réseautage.

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2022-02-15T18:01:11+00:0015 février, 2022|