Checklist pour un animateur de conférence virtuelle

Checklist pour un animateur de conférence virtuelle

Laurence Dufour-Bouchard

14 mai 2021

Vous présentez à un événement d’affaire virtuel ?

Voici une liste simple et précise pour vous assurer de ne rien oublier!

Se préparer avant l’événement virtuel

1. Posez les bonnes questions à l’organisateur d’événement.

  • Comment visualisez-vous votre événement ? Est-ce que cela sera un événement de réseautage à l’ambiance conviviale ou à l’ambiance corporative ?
  • Quelles sont les dates importantes ? Tests techniques, envoie des documents, etc.
  • Quelle technologie sera utilisée ? Qui jouera les vidéos et partagera les présentations lors du webinaire ? Le présentateur gère-t-il cela ou est-ce fait par un technicien ?
  • Quelles sont les coordonnées si l’assistance est nécessaire ?

2. Installez vous convenablement.

S’équiper avec des appareils électroniques adaptés à la visioconférence :

  • Ordinateur muni d’une caméra. Évitez l’utilisation d’un téléphone intelligent ou d’une tablette.
  • Écouteurs ou casque avec micro intégré. Ne pas utiliser les haut-parleurs et micro de votre ordinateur pour assurer une bonne sonorisation.

S’assurer d’une bonne connexion Internet :

  • Priorisez une connexion Internet filaire. Évitez de partager la connexion avec d’autres personnes à forte consommation de bande passante (téléchargement de films, jeux vidéo, etc.)
  • Assurez-vous de fermer les autres applications non nécessaires qui pourraient nuire à votre connexion internet et à l’utilisation de votre caméra et micro.

Se placer dans un environnement sans distraction :

  • Certains décors sont préférables, comme des œuvres d’art, des plantes, des bibliothèques ou tout aménagement minimaliste. Évitez les arrière-plans virtuels, ils peuvent facilement être une distraction.
  • Éteignez toutes vos alertes (sonneries, rappels) sur votre téléphone et sur votre ordinateur.
  • Ne faites pas dos à une fenêtre / fermer les rideaux, afin de ne pas être en contre-jour.

3. Faites des tests avec l’organisateur de l’événement.

  • Prenez un moment pour tester toutes les fonctionnalités de la salle virtuelle.
  • Participez aux tests techniques avec la même configuration technique (appareil, connexion Internet et environnement) que vous utiliserez lors de la présentation.

Les choses à penser pendant l’événement

1. Bien paraître lors d’une présentation vidéo

  • Regardez la caméra, c’est le nouveau contact visuel ! Si votre ordinateur portable est trop bas, élevez votre ordinateur portable avec des livres pour placer la caméra à hauteur de votre regard. Cela vous permettra de regarder directement dans votre caméra et de parler directement au public.
  • Souriez lorsque vous parlez et faites votre présentation avec plus d’énergie que vous ne le feriez habituellement – la caméra absorbe 50% de l’énergie !
  • Si vous avez des notes d’allocution, envisagez de configurer un deuxième écran à côté de votre ordinateur portable.

2. Dernier préparatif pour votre présentation web

  • Assurez-vous que votre ordinateur est branché sur un chargeur.
  • Fermez toutes les applications que vous n’utiliserez pas. Cela améliorera votre connexion Internet.
  • Veuillez utiliser des écouteurs avec un microphone. Cela améliorera votre qualité sonore.
  • Connectez-vous au webinaire en utilisant un ordinateur, par opposition à une tablette ou un téléphone.

3. Pour joindre la salle de visioconférence

  • Un lien sera mis en place et vous sera fourni avant votre présentation. N’oubliez pas que le lien fourni aux intervenants est toujours différent de celui fourni aux participants.
  • Veuillez-vous assurer de vous connecter à la salle virtuelle environ 30 minutes avant le début de la réunion pour tester votre configuration et passer en revue tous les détails de dernière minute.
  • Lorsque vous vous connectez pour la première fois à l’appel, le public ne pourra pas vous voir tant que le technicien n’aura pas commencé à diffuser la réunion.
  • Cependant, gardez à l’esprit que vous êtes toujours à un clic d’être en direct.

Effectuez un suivi après l’événement

1. Assurer un suivi auprès de vos participants :

  • Si vous n’avez pas eu l’occasion de répondre à toutes les questions des participants, demandez à l’organisateur de vous mettre en contact avec ceux-ci sur la plateforme de l’événement virtuel. Idéalement, l’organisateur mettra à votre disposition une plateforme de mise en relation B2B pour faciliter le réseautage. La plateforme de réseautage B2B/2GO offre ce service.
  • Si vous autorisez le partage de la documentation rendue visible pendant la conférence, par exemple, votre présentation PowerPoint, assurez-vous de partager une copie PDF qui contient vos coordonnées.

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2021-05-20T12:59:39+00:0014 mai, 2021|