Nos 3 étapes pour se préparer pour un appel visioconférence

Nos 3 étapes pour se préparer pour un appel visioconférence

Marie-Hélène Gyorog

20 avril 2020

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Pour beaucoup d’entre nous, le télétravail est devenu notre quotidien. Alors que nous nous adaptons à un nouvel espace de travail, nous découvrons également de nouvelles manières de collaborer et de garder contact avec nos collègues. Parmi ces outils, les appels vidéos sont utilisés de plus en plus couramment et pour beaucoup d’entre nous, cette nouveauté peut porter à confusion.

Dans cet article, nous vous proposons trois conseils pour vous préparer pour vos appels visioconférences. Nous espérons que tous peuvent se référer à ce guide et se sentir équipés à mener des rencontres d’affaires depuis chez eux.

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1. Vérifiez votre connexion internet

Le plus grand problème auquel nos utilisateurs font face lorsqu’ils utilisent des logiciels de visioconférences est leur connexion d’internet. Nous avons tous été victimes des difficultés techniques lors d’un appel important et nous savons à quel point cela peut distraire les membres de l’appel.

Avant de débuter un appel visioconférence, assurez-vous de vérifier votre connexion internet :

1. Si possible, connecté votre ordinateur directement à votre boîte internet avec un câble Ethernet.

Cela améliorera énormément la qualité de votre appel vidéo. Après avoir branché votre câble Ethernet, vérifier que votre ordinateur priorise cette connexion. Chaque ordinateur est différent, il y en a certains qui effectuent ceci automatiquement, alors que d’autres nécessitent que vous éteigniez votre WiFi dans vos paramètres.

2. Si ceci n’est pas une option, vous pouvez vérifier la vitesse de votre connexion à l’aide de l’outil suivant – SPEED TEST.

En quelques secondes, le test vous présentera deux résultats : vos vitesses de téléchargement (download) et de téléversement (upload). Chaque logiciel de visioconférence a ses propres exigences de vitesses, qui augmentent avec le nombre de participants à l’appel. Cependant, en général, si votre vitesse de téléchargement (download) est supérieure à 8 Mbps et que votre vitesse de téléversement (upload) est supérieure à 1.5 Mbps, vous devriez prêts à commencer votre appel.

3. Si votre connexion est lente, nous vous conseillons de fermer les applications qui ralentissent votre connexion d’Internet, surtout les applications de musique et vidéos.

Bien que plusieurs logiciels de visioconférences savent s’adapter à votre connexion, cela pourrait compromettre la qualité de votre vidéo et audio. Si vous rencontrez toujours des problèmes de connexions, nous vous conseillons de continuer votre appel en utilisant uniquement l’audio.

4. En dernier recourt, vous pouvez également joindre l’appel par téléphone.

Plusieurs logiciels mettent à disposition des numéros internationaux, gratuits pour permettre à leurs utilisateurs de rejoindre la conversation en composant l’extension de l’appel.

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2. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités de l’outil

Les logiciels de visioconférence ont développé plusieurs outils pour améliorer nos appels de conférences et nous donner de nouvelles opportunités de collaboration. En voici quelques-uns :

1. Le bouton mute sert à désactiver votre micro. C’est une petite icône de microphone qui se trouve en bas de votre écran et que vous pouvez activer en cliquant dessus une fois. Ceci est particulièrement utile si vous vous trouvez dans un espace bruyant.

2. Le partage d’écran est également très pratique pour les rencontres d’affaires. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez partager votre présentation PowerPoint, votre pitch deck et autres documents en temps réel avec les membres de votre appel. Si vous comptez utiliser cette fonctionnalité, n’oubliez pas de fermer les onglets et documents sur votre ordinateur qui ne sont pas pertinents.

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3. Vérifiez votre microphone

La dernière fonctionnalité à vérifier avant débuter votre appel est votre microphone. Il est essentiel que les membres de votre appel puissent vous entendre clairement et interagir avec vous facilement.

Premièrement, nous vous conseillons de porter des écouteurs lors de votre visioconférence. Non seulement les participants de l’appel pourront mieux vous entendre, mais cela empêchera également le dédoublage de leurs voix lors de l’appel.

Dès que vous avez branché vos écouteurs, il est temps de tester votre micro.

Bien que chaque ordinateur soit différent, en général vous pouvez tester votre microphone dans vos paramètres. Voici comment le faire sur un PC ou un ordinateur Apple :

  • Sur PC – Paramètres > Système > Son > Tester votre microphone
  • Sur Mac – Préférences Système > Son > Entrée

Pour tester votre microphone, parlez dans le micro de vos écouteurs et gardez un coup d’œil sur la barre de son, elle devrait augmenter lorsque vous parlez.

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Que vous découvrez ces outils de visioconférence ou que vous soyez un habitué de ses fonctionnalités, il important se rappeler que nous vivons tous une période de transition. Ne soyez pas gêné de demander de l’aide à votre collègue ou d’appeler le service à la clientèle. Chez B2B/2GO, nos utilisateurs peuvent contacter nos concierges directement pas téléphone et trouver rapidement une réponse à leurs questions.

Il est important que nous apprenions à maitriser les appels visioconférences et que nous nous sentions à l’aise avec ces fonctionnalités ; surtout lorsque ces appels nous permettent nous seulement de rester en contact avec nos collègues, mais surtout de continuer à exercer nos rencontres d’affaires.

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2020-04-20T21:02:59+00:0020 avril, 2020|